Luận án xác định các loại tài liệu có giá trị của trường đại học - Nguyễn Trọng Biên

ĐẠI HOC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHẢN VẪN NGUYỄN TRỌNG BIÊN C ơ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH CÁC LOẠI TÀI LIỆU CÓ GIA TRỊ CỦA CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN NỘP VÀO Lưu T R Ữ. • • • Chuyên ngành : Lưu trữ học và Tư liệu học M ã s ô : 51002 Luận văn thạc sĩ khoa học Lưu trữ học và Tư liệu học Người hướng dẫn khoa học : TIẾN Sĩ NGUYỄN MINH PHƯƠNG HÀ NỘI - 2002 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com M ỤC LỤC T ra n g P h ầ n m ở đ ầ u. 01 C h ư ơ n g 1 : Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và sự hình thành các loại tài liệu của trường đại h ọ c. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của trường đại h ọ c.

Thành phần và nội dung tài liệu được hình thành trong hoạt động của một trường đại học. 27 C hư ơ ng 2 : Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ của trường đại học. Cơ sở thực tiễn về công tác thu thập tài liệu để quản lý và bảo quản ở các trường đại h ọ c. Cơ sở lý luận lưu trữ học.

Cơ sở pháp lý về thu thập và quản lý tài liệu của lưu trữ cơ quan ở một trường đại học. 60 Chương 3 : Các giải pháp thực hiện công tác thu thập những loại tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ cơ quan trường đại h ọ c. Danh mục những hồ sơ , tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan của trường đại học. Phương án tổ chức lưu trữ cơ quan tại mỗi trường đại h ọ c .83 Tài liệu th a m k h ả o.

91 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHẨN MỞ ĐẨU ĩ. Tính cấp thiết của đé t à i. Hiện nay, ở nước ta có hơn một trăm trường đại học, trong đó có nhiều loại trườmg đại học, như : Đại học quốc gia ( Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quố'C gia Thành phố Hổ Chí Minh), trường đai học vùng ( Đại học Huế, Đại học Cần Thơ, Đại học Thái Nguyên, v. ), trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo ( Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Sư phạm Hà Nội,v.

), trường đại học thuộc các bộ, ngành ( Đại học Y Hà Nội, Đại học Giao thông vận t ả i , Đại học Kiến trúc,. ), trường đại học dân lập ( Đại học Hồng Bàng, Đại học Thăng Long,. )• Công tác đào tạo của các trường đại học đóng góp rất lón và rất quan trọng vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ khoa học, nâng cao dân trí cho nhân dân ta. Ở nước ta hiện nay, sự nghiệp giáo dục và đào tạo xã hội chủ nghĩa đang được xây dựng và phát triển.

Tài liệu lưu trữ của các trường đại học nói lên quan điểm, đường lối của Đảng và Nhà nước ta về giáo dục và đào tạo, về kế hoạch phát triển, tổng kết những thành tựu, kinh nghiệm trong nước, kinh nghiệm nước ngoài, những tính chất kế thừa và ý nghĩa lịch sử của ngành giáo dục và đào tạo. Từ các nhà lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, các nhà khoa học, các nhà hoạt động nổi tiếng ở mọi lĩnh vực xã hội, đến mỗi công dân có trình độ đại học trở lên, đã có thời kỳ học tập, hoặc giảng dạy tại một trường đại học nào đó. đều liên quan đến tài liệu lưu trữ của trường đại học. Trình độ tri thức của một dân tộc, trình độ giáo dục đào tạo của một quốc gia phần lởn được phản ánh chân thực trong tài liệu lưu trữ của các trường đại học.

Theo nội dung Điều I của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chủ tịch Nước Cộng ! LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam công bố ngày 15 tháng 4 năm 2001, thì tài liệu lưu trữ quốc gia bao gồm cả tài liệu được hình thành trong các trường đại học trong cả nước. Tài liệu lưu trữ của các trường đại học là một bộ phận quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và là một di sản văn hóa khône thể thiếu trong kho tàng vãn hóa Việt Nam. Tài liệu lưu trữ của các trường đại học là thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và như vậy phải được quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sứ dụng có hiệu quả phục vụ các nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Với hai chức năng chính của các trường đại học là chức năng đào tạo và chức năng nghiên cứu khoa học, khối lượng tài liệu của các trường đại học được sản sinh ra rất lổm.

Hàng năm cả nước ta có hàng chục vạn người được tiếp nhận đào tạo tại các trường đại học và cũng có hàng chục vạn người được đào tạo và tốt nghiệp. Ngoài ra còn rất nhiều các công trình nghiên cứu khoa học, công trình thử nghiệm ứng dụng tiên bộ khoa học vào thực tiễn được hoàn thành trong các trường đại học. Như vậy, sô' lượng tài liệu được hình thành ở các trường đại học hàng năm tăng lên rất nhiều. Thực trạng công tác lưu trữ của các trường đại học hiện nay có nhiều tồn tại.

Các trường đại học chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ, không tổ chức lưu trữ, không có kho lun trữ chuyên dụng, không có bộ phận lưu trữ chung của toàn trường, không có cán bộ lưu trữ. Tài liệu được hình thành và được quản lý bảo quản tại chỗ, tại nơi làm việc ở các đơn vị của trường. Tinh hình chung là tài liệu ở các trường đại học chưa được quản lý tập trung thống nhất, không có các tác động của nghiệp vụ lưu trữ, nhiều trường đại học đã lưu giữ tài liệu ở tình trạng tích đống từ năm này sang năm khác, tự các phòng, ban chức năng , các khoa, các đơn vị, tự bảo quản tài liệu của mình, do đó khi cần tra cứu thì rất khó tìm. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Từ thực tế trên, Nhà nước cần phải tổ chức quản lý khối tài liệu được hình thành ở các trường đại học.

Có rất nhiều vấn đề về công tác lưu trữ ở các trường đại học mà chúng ta phải nghiên cứu và cần được nghiên cứu cấp bách. Đó là : Xác định giá trị để lựa chọn tài liệu đưa vào cơ quan lưu trữ Nhà nước quản lý, tổ chức cơ quan lưu trữ ở các trường đại học, thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu, thành phần tài liệu có giá trị lịch sử nộp vào Lưu trữ Quốc gia quản lý, khung phân loại thông tin, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, v. Trong đó vấn đề quan trọng hàng đầu là vấn đế xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ. Đây là vấn đề cấp bách hiện nay cần được nghiên cứu để có cơ sở khoa học đưa ra những chính sách hợp lý nhằm củng cố công tác lưu trữ ở các trường đại học, với mục đích là quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ có giá trị được sản sinh ra trong các trường đại học.

Từ đó tôi chọn đề tài nghiên cứu : “ Cơ sở khoa học để xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ //. ĐÓÌ12 2ÓD khoa hoc và thưc tiễn của đê t à i : Tên luân văn : “ Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của trường đại học cần nộp vào lưu trữ - Từ kết quả nghiên cứu khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ ở các trường đại học tìm ra những tồn tại, rút ra những kinh nghiệm để có những giải pháp củng cô' công tác lưu trữ của các trường đại học đi vào nề nếp và ngày càng tốt hơn. - Khái quát, hệ thống hoá, làm phong phú thêm lý luận về thu thập và đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ của một cơ quan, đơn vị. Làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luận và thực tiễn cóng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đối với loại hình cơ quan là trường đại học.

3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Từ những nghiên cứu đi đến đề xuất các giải pháp về tổ chức cơ quan lưu trữ và danh mục tài liệu cần nộp vào lưu trữ cơ quan trường đại học, để quản lý và giải quyết vấn đề cấp bách là quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ các trường đại học trong cả nước. Kết quả nghiên cứu của để tài là cơ sở khoa học cho Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ tại các trường đại học. Từ đó những tài liệu sản sinh ra tại các trường đại học sẽ được chon lọc đưa vào lưu trữ và được phục vụ thiết thực cho công tác quản lý tại trường, công tác chuyên môn về đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ cho các nhu cầu xã hội khác. M uc tiêu, nhiêm vu và pham vi nghiên cứu.

Muc tiêu : - Bước đầu vận dụng lý luận xác định giá trị tài liệu vào công tác lựa chọn tài liệu có giá trị của các trường đại học nộp vào lưu trữ. Xây dựng cơ sở khoa học về chọn lọc những loại tài liệu của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ cơ quan của trường đại học đê quản lý thống nhất. - Đề xuất tổ chức lưu trữ ở trường đại học. - Đề xuất danh mục hồ sơ, tài liệu của trường đại học cần nộp vào lưu trữ cơ quan của nhà trường.

N hiêm ru : - Khảo sát thực tế , đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu đưa vào lưu trữ của các trường đại học ở nước ta hiện nay. Trong đó đánh giá hộ thống văn bản chỉ đạo của ngành giáo dục - đào tạo về công tác lưu trữ , thực trạng tổ chức lưu trữ và công tác thu thập những loại tài liệu được hình thành qua quá trình hoạt động của trường đại học cần nộp vào lưu trữ ở các trường đại học hiện nay. 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.