Chính sách lưu trữ ở Việt Nam hiện nay: Luận án Tiến sĩ Hoàng Văn Thanh

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI _____________ HOÀNG VĂN THANH CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY LUẬN ÁN TIẾN SĨ CHÍNH SÁCH CÔNG HÀ NỘI-2024 VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI _____________ HOÀNG VĂN THANH CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY Ngành: Chính sách công Mã số: 9 34 04 02 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.Nguyễn Minh Phương HÀ NỘI-2024 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của cá nhân tôi. Tên đề tài luận án không trùng với bất cứ nghiên cứu nào đã được công bố. Nội dung cũng như các số liệu trình bày trong luận án hoàn toàn trung thực. Các tài liệu và số liệu được sử dụng trong luận án có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng.

TÁC GIẢ Hoàng Văn Thanh LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập, nghiên cứu đề tài luận án, tôi đã nhận được rất nhiều sự ủng hộ, giúp đỡ mà nếu không có sự hỗ trợ nhiệt tình đó, tôi không thể hoàn thành luận án. Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Khoa học xã hội, Phòng Quản lý đào tạo, Khoa Chính sách công, cùng toàn thể thầy, cô của Học viện Khoa học xã hội đã giảng dạy và giúp đỡ tôi trong qua trình học tập và hoàn thành luận án. Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới thầy hướng dẫn khoa học PGS. Nguyễn Minh Phương và gia đình đã luôn động viên, tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, thực hiện luận án.

Tôi chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, góp ý, cung cấp thông tin, tài liệu, số liệu… của lãnh đạo, công chức, viên chức các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Viện Khoa học Tổ chức nhà nước, Văn phòng Bộ Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi tôi đã thực hiện tham vấn, khảo sát trong quá trình viết luận án. Cảm ơn lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, hỗ trợ và giúp đỡ tôi hoàn thành luận án. Do điều kiện nghiên cứu thực tế và do khả năng nghiên cứu của tác giả, luận án không tránh khỏi một số hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và người đọc.

Những ý kiến quý báu đó sẽ giúp tác giả nhận thấy những điểm cần sửa chữa, bổ sung và có thêm kinh nghiệm trên con đường nghiên cứu tiếp theo. Xin trân trọng cảm ơn. Hà Nội, tháng 12 năm 2023 Tác giả luận án Hoàng Văn Thanh MỤC LỤC MỞ ĐẦU. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU.

Tình hình nghiên cứu. Nhận xét về tình hình nghiên cứu và những vấn đề luận án tiếp tục nghiên cứu. 31 Tiểu kết chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ.

Các khái niệm liên quan. Mục tiêu, đặc điểm, nội dung của chính sách lưu trữ và các giai đoạn của chu trình chính sách lưu trữ. Công cụ, điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ. Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chính sách lưu trữ.

67 Tiểu kết chương 2. THỰC TRẠNG CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM. Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữ điện tử. Thực trạng chính sách tài liệu lưu trữ tư.

Thực trạng chính sách hoạt động dịch vụ lưu trữ. Thực trạng các điều kiện đảm bảo thực hiện chính sách lưu trữ. Đánh giá chung về thực trạng chính sách lưu trữ. 118 Tiểu kết chương 3.

QUAN ĐIỂM, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM. Quan điểm hoàn thiện chính sách lưu trữ. Giải pháp hoàn thiện chính sách lưu trữ. Bảo đảm các điều kiện thực hiện chính sách lưu trữ.

146 Tiểu kết chương 4 .154 DANH MỤC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ .157 TÀI LIỆU THAM KHẢO .169 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHXHCN: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa GS: Giáo sư NCS: Nghiên cứu sinh TLLT: Tài liệu lưu trữ TS: Tiến sĩ TSKH: Tiến sĩ khoa học TW: Trung ương UBND: Ủy ban nhân dân VNDCCH: Việt Nam Dân chủ Cộng hòa XHCN: Xã hội chủ nghĩa DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 3. Thống kê kho lưu trữ các huyện trước khi có Luật Lưu trữ 2011…. Thống kê kho lưu trữ các huyện sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực. Mô hình chu trình chính sách lưu trữ Việt Nam…………………61 MỞ ĐẦU 1.

Tính cấp thiết của đề tài Tài liệu lưu trữ (TLLT) là một trong những nguồn di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa (XHCN). Thông tin trong TLLT phản ánh mọi khía cạnh của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của đất nước, là minh chứng lịch sử quan trọng của mỗi thời đại, là nguồn lực tri thức quý giá của thế hệ hôm nay để lại cho thế hệ mai sau. Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân hình thành các văn bản, tài liệu là bản gốc, bản chính có tính chính xác và chân thực, là bằng chứng về quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Việc quản lý, lưu trữ và sử dụng văn bản, tài liệu có giá trị lịch sử là công việc rất quan trọng đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.

Do đó chính sách lưu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý tập trung thống nhất về lưu trữ nhằm quản lý, bảo quản an toàn và khai thác, sử dụng TLLT có hiệu quả đáp ứng nhu cầu của xã hội. Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (VNDCCH) ký Thông đạt số 01CP/VP gửi các Bộ trưởng, trong đó nêu rõ: Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ.

Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị. Thông đạt này 1 là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta, đặt nền móng cho ngành Lưu trữ Việt Nam [50]. Năm 1975 đất nước Việt Nam thống nhất hai miền Nam Bắc, Đảng và Nhà nước đã từng bước ban hành chính sách pháp luật quản lý lưu trữ, tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; hệ thống tổ chức lưu trữ các cấp và người làm lưu trữ từng bước được kiện toàn, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; cơ sở vật chất và kinh phí dành cho lưu trữ được quan tâm đầu tư; TLLT cơ bản đã được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, một số nội dung của chính sách không còn phù hợp với tình hình thực tiễn, nhất là với các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước tận dụng có hiệu quả các cơ hội do cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đem lại để thúc đẩy quá trình đổi mới, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có lĩnh vực lưu trữ để tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong giai đoạn hội nhập quốc tế: Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với sự phát triển và ứng dụng thành tựu của khoa học, công nghệ theo yêu cầu phát triển xã hội hiện nay đã có tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội Việt Nam, trong đó có ngành lưu trữ. Nổi bật của quá trình này là sự hình thành của loại hình tài liệu mới có xu hướng ngày càng phổ biến đó là tài liệu điện tử. Trước thực tế đó, một số vấn đề cơ bản mang tính nguyên tắc trong quản lý TLLT điện tử bước đầu đã được quy định nhưng còn chưa cụ thể nên chưa thể áp dụng thống nhất trong hoạt động lưu trữ tài liệu điện tử. Điều này dẫn đến cơ quan, tổ chức không có đủ cơ sở pháp lý và gặp nhiều khó khăn khi thực hiện chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động và quy trình làm việc của mình.

Từ đó dẫn đến các yêu cầu chính sách quản lý phù hợp trong bối cảnh hiện tại, những quan hệ phát sinh, phát triển trong thực tiễn quản lý tài liệu điện tử đã và đang hình thành. 2 Đồng thời, trong bối cảnh hiện nay, việc quản lý và khai thác TLLT bên cạnh phục vụ các hoạt động của Nhà nước, còn phục vụ nhu cầu của đông đảo quần chúng nhân dân, xã hội. Nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin từ TLLT ngày một tăng lên theo tỉ lệ thuận với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Tài liệu hình thành qua các hoạt động của các cơ quan, tổ chức với khối lượng lớn, thuộc nhiều thành phần xã hội khác nhau đã phát sinh nhu cầu giữ gìn, bảo quản, khai thác sử dụng ngày càng gia tăng.

Khu vực công nói chung, ngành lưu trữ nói riêng còn thiếu hụt nhân lực, kinh phí, kỹ thuật trong việc quản lý, xử lý nghiệp vụ, khai thác TLLT đối với khối tài liệu hình thành trong chính cơ quan nhà nước. Tổ chức thực hiện dịch vụ lưu trữ là nhu cầu khách quan trong đời sống xã hội Việt Nam. Việc tham gia của các tổ chức, cá nhân ngoài nhà nước vào hoạt động bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, số hóa tài liệu, xử lý nghiệp vụ khối tài liệu tồn đọng trong các cơ quan hiện nay là cần thiết và xã hội hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc này.