Luận án sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN ANH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN ANH SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 62 34 04 03 LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC 1. Nguyễn Thị Liên Hương 2. Nguyễn Minh Mẫn HÀ NỘI, 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác.

Tác giả Nguyễn Thị Lan Anh LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được rất nhiều sự ủng hộ, giúp đỡ mà nếu không có sự hỗ trợ nhiệt tình đó, tôi không thể hoàn thành luận án. Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy, cô trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và luôn tiếp thêm sức mạnh, niềm tin cho tôi: PGS. Nguyễn Minh Mẫn và TS. Nguyễn Thị Liên Hương.

Tôi chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, góp ý, cung cấp thông tin, số liệu… của các lãnh đạo, chuyên gia, thầy cô, đồng nghiệp và bạn bè Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Khoa Sau đại học, Ban Thanh tra Giáo dục - Đào tạo, các khoa, ban, đơn vị có liên quan của Học viện; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các đơn vị thuộc Cục; Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; Văn phòng các bộ, các cơ quan trung ương, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi tôi đã thực hiện khảo sát trong quá trình viết luận án. Do điều kiện nghiên cứu thực tế và do khả năng nghiên cứu của tác giả, luận án không tránh khỏi một số hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và người đọc. Những ý kiến quý báu đó sẽ giúp tác giả nhận thấy những điểm cần sửa chữa, bổ sung và có thêm kinh nghiệm trên con đường nghiên cứu tiếp theo.

Xin trân trọng cảm ơn. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC MỞ ĐẦU. Lý do chọn đề tài. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu. Đóng góp khoa học của luận án.

Cấu trúc của luận án. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN. Tổng quan tình hình nghiên cứu. Tình hình nghiên cứu trong nước.

Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài. Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu. Những vấn đề luận án cần giải quyết. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.

Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước. Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ. Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả. Các nội dung và tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 88 3. Quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ.

Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối tượng được quyền sử dụng tài liệu lưu trữ. Trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ. Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.

Đặc điểm hình thành, thành phần và nội dung tài liệu. Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu. Đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM.

Bối cảnh và định hướng. Các giải pháp chủ yếu. Các giải pháp chung. Hoàn thiện hệ thống thể chế về công tác văn thư, lưu trữ.

Kiện toàn về mặt tổ chức lưu trữ. Bảo đảm yêu cầu chất lượng nhân lực hành chính và nhân lực lưu trữ. Đầu tư tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật. Ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Giải pháp cụ thể. Điều kiện thực hiện các giải pháp. 158 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC - Danh mục một số văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các bộ, cơ quan ngang bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, giai đoạn 2010 – 2016. - Một số phiếu khảo sát thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức.

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ICA : The International Council on Archives (Hội đồng Lưu trữ quốc tế) EASTICA : East Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế) PARBICA : Pacific Regional Branch (Chi nhánh Thái Bình Dương của Hội đồng Lưu trữ quốc tế) SARBICA : Southeast Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế) InterPARES : The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Nghiên cứu quốc tế về tính xác thực lâu dài của tài liệu trong hệ thống điện tử) MOW : Memory of the World (Ký ức thế giới) UNESCO : The United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp quốc) 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần tạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do đặc điểm tính pháp lý, độ chân thực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn bản vừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện giải quyết công việc, đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung và của công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn nói riêng.

Việc tạo lập, quản lý văn bản, hồ sơ cũng như lựa chọn, sử dụng tài liệu lưu trữ gắn liền với quy trình thực thi nhiệm vụ, quản lý, điều hành và thuộc về trách nhiệm công vụ của công chức. Chứa đựng những thông tin quá khứ về mọi hoạt động của cơ quan nhà nước trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng. tài liệu lưu trữ giúp quá trình xây dựng, ban hành văn bản; tổ chức thực hiện; tổng kết, đánh giá; kiểm tra, thanh tra trong quá trình hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước bảo đảm tính khoa học, hợp lý, khả thi và hiệu lực, hiệu quả trên cơ sở kế thừa các thành tựu, tinh hoa, rút kinh nghiệm từ những bài học lịch sử. Sự cần thiết tất yếu khách quan trong việc sử dụng thông tin quá khứ để kết nối, thống nhất, hài hòa với hiện tại và tương lai càng có ý nghĩa và vai trò quan trọng đối với yêu cầu xây dựng một nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch, công khai, dân chủ, phục vụ nhân dân, phù hợp với bối cảnh trong nước và quốc tế.

Đối với yêu cầu hiện đại hoá, cải cách nền hành chính nhà nước, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; đơn giản, cải cách thủ tục hành chính trong từng cơ quan hành chính, giữa các cơ quan hành chính nhà nước và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân. Khi xây dựng 2 chính phủ điện tử, theo quan điểm cải cách hành chính và hoàn thiện các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước, một trong những nội dung cần xem xét để đơn giản hóa thủ tục hành chính là các quy trình công việc và quy trình xử lý thông tin cũng như kết quả của các quá trình đó với sự hỗ trợ của phương tiện điện tử để đảm bảo mối quan hệ nội bộ, tạo ra một cơ chế thống nhất, chia sẻ thông tin, tin tưởng lẫn nhau trong quá trình giải quyết công việc cho công dân, tổ chức và kiểm soát lẫn nhau giữa các cơ nhà nước. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, bên cạnh các loại tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử đang được hình thành với khối lượng lớn trong hoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức; yêu cầu của xã hội về sử dụng các phương tiện, tài liệu, thông tin điện tử ngày càng phổ biến. Với việc sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin, việc tổ chức và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin, trong đó có tài nguyên thông tin lưu trữ đã trở nên thuận lợi rất nhiều.

Tuy nhiên, điều đó còn đặt ra vấn đề mà không chỉ Việt Nam mà cả thế giới phải đối mặt: tính an toàn, độ xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử trong điều kiện công nghệ thay đổi liên tục.