Quản trị rủi ro trong lưu trữ qua thực tế ở Việt Nam - Luận án Tiến sĩ Lưu trữ học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------- Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội - 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------- Trần Thanh Tùng QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƯU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM) Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 62 32 03 01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ LƯU TRỮ HỌC NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN NCS ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ LUẬN ÁN Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng đánh giá Luận án Tiến sĩ PGS. Vũ Thị Phụng GS. Nguyễn Văn Thâm Hà Nội - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép từ các công trình nghiên cứu khác.

Các số liệu khảo sát trình bày trong luận án là trung thực và chưa được công bố trong các công trình nghiên cứu khác. Các thông tin tham khảo từ các công trình của các học giả trong và ngoài nước được trích dẫn nguồn rõ ràng. Nếu không đúng như trên tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Tác giả luận án Trần Thanh Tùng LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận án “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam), tôi đã nhận được sự giúp đỡ trực tiếp của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lai Châu, Thái Nguyên, Hà Giang, Nam Định, Quảng Ninh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Bình Phước….

Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của Quý cơ quan. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS. Vũ Thị Phụng - giảng viên trực tiếp định hướng, hướng dẫn tôi thực hiện luận án. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản tri văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nơi tôi đang công tác đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu, viết luận án.

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã động viên khích lệ tôi để tôi hoàn thành luận án. Tác giả Trần Thanh Tùng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI 1 QTRR Quản trị rủi ro 2 RR Rủi ro 3 TLLT Tài liệu lưu trữ 4 TL Tài liệu 5 TW Trung ương 6 VN Việt Nam 7 VTLT Văn thư lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU. Lý do chọn đề tài. Mục tiêu, nhiệm vụ của luận án.

Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận án. Góc độ tiếp cận và phương pháp nghiên cứu. Tài liệu tham khảo.

Đóng góp của luận án. Bố cục của luận án. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU. Nguồn tƣ liệu, tài liệu sử dụng trong tổng quan.

Các công trình nghiên cứu về RR và QTRR nói chung. Các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ. Những vấn đề đã đƣợc nghiên cứu. Những vấn đề đã được nghiên cứu về QTRR nói chung.

Những nội dung đã được nghiên cứu liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ. Nhận xét chung. Những nghiên cứu về QTRR nói chung. Những nghiên cứu có liên quan đến QTRR trong lưu trữ.

Những vấn đề đặt ra cho luận án. 38 Tiểu kết chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM. Cơ sở lý luận về QTRR trong lƣu trữ.

Khái niệm về RR và QTRR trong lưu trữ. Vai trò QTRR trong lưu trữ. Nguyên tắc QTRR trong lưu trữ. Nội dung QTRR trong lưu trữ.

Cơ sở thực tiễn quản trị rủi ro trong lƣu trữ. Các quy định pháp lý liên quan đến QTRR trong lưu trữ. Một số hoạt động có liên quan về QTRR trong lưu trữ. Nhận xét, đánh giá hoạt động liên quan đến QTRR trong lƣu trữ ở VN.

68 Tiểu kết chương 2. NHẬN DIỆN, ĐO LƢỜNG RỦI RO VÀ NGUY CƠ RỦI RO TRONG LƢU TRỮ (QUA THỰC TẾ Ở VIỆT NAM). Nhận diện RR và nguyên nhân RR trong lƣu trữ. RR xảy ra do môi trường khí hậu bất lợi.

RR xảy ra do thiên tai. RR xảy ra do chiến tranh. RR xảy ra do thiếu các biện pháp quản lý. RR xảy ra do sai sót của cán bộ khi thực hiện nghiệp vụ chuyên môn.

RR xảy ra do công tác bảo vệ an ninh. RR xảy ra do sự cố trong quá trình di chuyển. RR xảy ra do sự cố hỏa hoạn. Nhận diện nguy cơ RR trong lƣu trữ.

Nguy cơ RR từ môi trường pháp luật về lưu trữ còn bất cập. Nguy cơ RR từ trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ chưa đạt chuẩn. Nguy cơ RR từ cơ sở vật chất hạn chế. Đánh giá, đo lƣờng RR và nguy cơ RR.

Xây dựng thang đo và bảng khảo sát đánh giá RR trong lưu trữ. Điều tra thử nghiệm. Thu thập dữ liệu khảo sát. Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu.

Kết quả phân tích xử lý dữ liệu. 108 Tiểu kết chương 3. GIẢI PHÁP QTRR TRONG LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM. Nhóm giải pháp chuyên môn để thực hiện QTRR trong lƣu trữ.

Triển khai và thực hiện các biện pháp xây dựng ý thức về RR. Triển khai, thực hiện các biện pháp đánh giá nguy cơ và nhận diện RR. Triển khai, thực hiện các biện pháp phòng ngừa RR. Triển khai, thực hiện các giải pháp kiểm soát ứng phó RR.

Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động QTRR trong lƣu trữ ở Việt Nam. Kiện toàn cơ chế thực thi pháp luật lưu trữ. Kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ. Hoàn thiện cơ sở hạ tầng, trang thiết bị.

Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực. 149 Tiểu kết chương 4. 153 DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN. 157 TÀI LIỆU THAM KHẢO.

169 Phụ lục 1: Số liệu thống kê về tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. 170 Phụ lục 2: Thống kê nhân sự làm công tác lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia năm 2016. 172 Phụ lục 3: Thống kê nhân sự Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh năm 2016. 173 Phụ lục 4: Thống kê về tình trạng kho lưu trữ của các tỉnh thành phố trực thuộc TW.

178 Phụ lục 5: Bảng hỏi khảo sát nghiên cứu RR trong lưu trữ. 180 Phụ lục 6: Thông tin về cơ quan khảo sát, tổng số lượng phiếu điều tra. 192 Phụ lục 7: Kiểm định độ tin cậy của các nhân tố đo lường. 195 Phụ lục 8: Các nhân tố hội tụ.

200 Phụ lục 9: Tổng giá trị biến đươc giải thích. 203 Phụ lục 10: Kết quả phân tích hồi quy. 204 3 DANH MỤC BẢNG Bảng 1. Thống kê các công trình nghiên cứu về RR và QTRR.

Thống kê các công trình nghiên cứu có liên quan đên RR và QTRR trong lưu trữ. Tổng hợp số liệu thống kê TLLT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần được bảo hiểm. Tổng hợp số câu hỏi khảo sát nghiên cứu về RR trong lưu trữ. Các tiêu chí đặc trưng hội tụ trong phân tích nhân tố khám phá.

Kết quả mô hình hồi quy đánh giá tác động của các nhân tố đại diện tới thiệt hại trong lưu trữ. Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 6. Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 8. Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 9.

Trị số của các nhân tố đại diện trong Factor 2. Hệ thống những lỗi thường gặp và RR có thể xảy ra đối với từng nghiệp vụ lưu trữ. 135 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3. Tài liệu lưu trữ của Chi cục Thủy Sản Bắc Giang - Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bị mối xông.

Tài liệu lưu trữ bị hư hại về tình trạng vật. Tài liệu lưu trữ đưa ra chỉnh lý của Bộ Xây dựng năm 2016. Lý do chọn đề tài Lưu trữ là hoạt động có ý nghĩa quan trọng nhằm lưu giữ và truyền lại cho muôn đời sau những thông tin quá khứ có giá trị đặc biệt trên nhiều phương diện. Vì vậy, mỗi quốc gia đều có những chính sách, biện pháp khác nhau nhằm hướng tới mục tiêu bảo quản an toàn và khai thác, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Tuy nhiên những yếu tố mất an toàn, gây thiệt hại bất ngờ cho các đối tượng trong lưu trữ vẫn thường xảy ra, người ta gọi đó là rủi ro (RR). Thực tế ở Việt Nam cũng như nhiều nước trên thế giới đã cho thấy, RR trong lưu trữ có thể xảy đến do nhiều nguyên nhân.