Tổng quan nghiên cứu

Thành phố Bắc Ninh là đô thị trung tâm của tỉnh với diện tích 82,64 km² và quy mô dân số đạt 288.766 người tính đến năm 2023, kéo theo mật độ dân số lên tới 3.481 người/km². Sự phát triển kinh tế - xã hội nhanh chóng cùng mật độ cư dân cao tạo ra áp lực rất lớn đối với bộ máy hành chính nhà nước trong việc tiếp nhận và xử lý các hồ sơ pháp lý thường nhật của người dân và doanh nghiệp. Trong bối cảnh triển khai Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 – 2030 theo Nghị quyết số 76/NQ-CP của Chính phủ và Quyết định số 104/QĐ-TTg năm 2024, cải cách thủ tục hành chính được xác định là khâu đột phá nhằm nâng cao năng lực kiến tạo phát triển và xây dựng nền hành chính liêm chính, phục vụ.

Mặc dù Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh đã đạt được nhiều chuyển biến tích cực, thực tiễn giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp giai đoạn 2021 – 2023 vẫn bộc lộ một số hạn chế như tình trạng chậm muộn hồ sơ lý lịch tư pháp, đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, cũng như các rào cản về cơ chế liên thông dữ liệu. Nghiên cứu này hướng tới mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về cải cách thủ tục hành chính tư pháp cấp huyện, đánh giá toàn diện thực trạng triển khai tại địa bàn thành phố Bắc Ninh trong 3 năm (2021 – 2023), từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi đến năm 2030. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng khi cung cấp luận cứ khoa học giúp tối ưu hóa 31 thủ tục hành chính tư pháp, góp phần hướng tới mục tiêu đạt trên 95% tỷ lệ hài lòng của người dân và giảm tối thiểu 30% thời gian xử lý thủ tục hành chính theo quy chuẩn nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng Lý thuyết Quản lý công mới (New Public Management - NPM) và Lý thuyết Quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) trong khu vực công. Khung lý thuyết tập trung vào việc lấy công dân làm trung tâm phục vụ, tinh gọn bộ máy và chuẩn hóa các quy trình giải quyết công việc hành chính nhằm giảm thiểu chi phí tuân thủ.

Nghiên cứu làm rõ 4 khái niệm then chốt:

  • Thủ tục hành chính: Là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định để giải quyết công việc cụ thể theo cấu trúc 8 bộ phận hợp thành (tên thủ tục, trình tự, cách thức, hồ sơ, thời hạn, đối tượng, cơ quan giải quyết, phí/lệ phí và mẫu đơn).
  • Thủ tục hành chính tư pháp cấp huyện: Bao gồm 3 nhóm nghiệp vụ cơ bản là công tác hộ tịch, chứng thực và bồi thường nhà nước thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
  • Cải cách thủ tục hành chính tư pháp: Quá trình rà soát, đơn giản hóa, công khai minh bạch hóa các quy định nhằm loại bỏ chồng chéo, rút ngắn thời gian và tối ưu hóa chi phí thực hiện.
  • Cơ chế một cửa, một cửa liên thông và quy trình "5 tại chỗ": Phương thức thực hiện khép kín 5 công đoạn gồm tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đóng dấu và trả kết quả ngay tại Trung tâm Hành chính công.

Khung phân tích của đề án xác định 2 nhóm nhân tố tác động trực tiếp đến hiệu quả cải cách: nhóm nhân tố nội bộ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (năng lực của 16 cán bộ trong bộ máy, hạ tầng công nghệ thông tin, sự chỉ đạo điều hành) và nhóm nhân tố môi trường bên ngoài (hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, tốc độ tăng trưởng kinh tế địa phương và sự phối hợp chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm đảm bảo tính khách quan và chiều sâu học thuật:

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ 15 báo cáo định kỳ về công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính và số liệu thống kê kết quả tiếp nhận, xử lý 31 thủ tục hành chính tư pháp của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh từ năm 2021 đến hết năm 2023.
  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua phương pháp phỏng vấn sâu với cỡ mẫu gồm 6 vị trí công tác trọng yếu đại diện cho toàn bộ chu trình cải cách, bao gồm: 01 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, 01 Trưởng phòng Tư pháp, 01 Phó Trưởng phòng Tư pháp, 01 Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, 01 chuyên viên thụ lý Phòng Tư pháp và 01 cán bộ trực tại Trung tâm Hành chính công.

Phương pháp chọn mẫu được áp dụng là chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling). Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm tiếp cận trực tiếp những nhân sự giữ vai trò chỉ đạo và thực thi chuyên môn sâu, nắm vững các vướng mắc nghiệp vụ thực tế. Dữ liệu sau khi thu thập được phân tích thông qua phương pháp thống kê mô tả, so sánh định lượng các chỉ tiêu thời gian, kết hợp phương pháp phân tích nội dung định tính đối với các biên bản phỏng vấn sâu trong mốc thời gian thực hiện nghiên cứu kéo dài từ năm 2021 đến đầu năm 2024.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp tại Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh giai đoạn 2021 – 2023 mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự: Đội ngũ trực tiếp tham gia bộ máy cải cách thủ tục hành chính tư pháp gồm 16 cán bộ, duy trì ổn định qua cả 3 năm. Cơ cấu nhân sự bao gồm 2 lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, 4 công chức Phòng Tư pháp, 2 công chức Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân và 8 viên chức tại Trung tâm Hành chính công. Đáng chú ý, trình độ chuyên môn đạt mức rất cao với 93,75% nhân sự sở hữu trình độ Thạc sĩ (15/16 người), trong đó 100% cán bộ thuộc Phòng Tư pháp đạt trình độ Thạc sĩ chuyên ngành luật và quản lý. 68,75% cán bộ (11/16 người) có thâm niên công tác trên 5 năm.

Thứ hai, bước chuyển dịch đột phá trong mô hình xử lý hồ sơ: Năm 2021, thành phố áp dụng cơ chế 4 tại chỗ cho 9 thủ tục và giải quyết theo cơ chế một cửa thông thường cho 22 thủ tục. Đến tháng 10 năm 2022, Ủy ban nhân dân thành phố đã thực hiện chuyển đổi toàn diện, nâng tổng số 31/31 thủ tục hành chính tư pháp (đạt tỷ lệ 100%) sang xử lý theo quy trình "5 tại chỗ" khép kín tại Trung tâm Hành chính công, chấm dứt hoàn toàn sự chậm trễ do luân chuyển hồ sơ giấy giữa các cơ quan.

Thứ ba, hiệu quả rõ nét trong cắt giảm thời gian và chi phí thực hiện: Qua rà soát thực tế, thành phố đã cắt giảm đáng kể thời gian giải quyết đối với nhiều thủ tục phức tạp. Thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài giảm từ 15 ngày xuống 10 ngày (cắt giảm 33,3% thời gian). Các thủ tục đăng ký giám hộ, đăng ký lại khai tử có yếu tố nước ngoài giảm từ 5 ngày xuống còn 2 ngày làm việc (cắt giảm 60% thời gian). Theo cơ chế "5 tại chỗ", thủ tục nhận cha mẹ con có yếu tố nước ngoài giảm từ 15 ngày xuống 8 ngày (cắt giảm 46,7%), thủ tục ghi chú kết hôn nước ngoài giảm từ 12 ngày xuống 6 ngày làm việc (cắt giảm 50%).

Thứ tư, bước tiến trong ứng dụng dịch vụ công trực tuyến và đào tạo cán bộ: Nếu như năm 2021 thành phố chỉ cung cấp 6 dịch vụ công mức độ 3 và 1 dịch vụ mức độ 4, thì đến năm 2023 đã triển khai 16 thủ tục dịch vụ công trực tuyến một phần và 2 thủ tục trực tuyến toàn trình. Công tác đào tạo cũng tăng mạnh từ 4 buổi tập huấn với 22 lượt người tham dự năm 2021 lên 8 buổi tập huấn với 30 lượt người tham dự năm 2023, tập trung vào kỹ năng số hóa hồ sơ và khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Thảo luận kết quả

Thành công của công tác cải cách thủ tục hành chính tư pháp tại thành phố Bắc Ninh bắt nguồn từ sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo thành phố thông qua việc ban hành kịp thời Kế hoạch số 53/KH-UBND và Quyết định số 122/QĐ-UBND. Toàn bộ chu trình tiếp nhận và trả kết quả được kiểm soát chặt chẽ trên phần mềm điện tử, hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp tiêu cực giữa công chức và người dân.

Các số liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa thông qua biểu đồ cột so sánh thời gian xử lý thủ tục hành chính quy định so với thời gian thực tế sau cắt giảm, cùng bảng ma trận đối chiếu mức độ cung cấp dịch vụ công trực tuyến qua 3 năm. Cách trình bày này làm nổi bật mức giảm thời gian trung bình từ 33,3% đến 60% trên từng nhóm thủ tục hộ tịch và chứng thực.

Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ rõ 2 điểm nghẽn lớn:

  • Tồn tại rào cản về thẩm quyền phân cấp: Trong 2 năm 2022 và 2023, Ủy ban nhân dân thành phố đã chủ động đề xuất phân cấp, ủy quyền 6 thủ tục hành chính tư pháp (như cấp trích lục bản sao hộ tịch, chứng thực chữ ký nước ngoài) cho Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã, nhưng các đề xuất này vẫn chưa được Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh phê duyệt do vướng mắc quy định pháp luật chuyên ngành cấp trên.
  • Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng đều: Kết quả phỏng vấn sâu chỉ ra khoảng 20% cán bộ còn lúng túng khi xử lý tích hợp danh tính số VNeID và khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, dẫn tới tình trạng hệ thống đôi khi phải yêu cầu công dân bổ sung thông tin ngoài danh mục.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp tại Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh giai đoạn từ nay đến năm 2030, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực thực thi công vụ số: Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức định kỳ tối thiểu 4 đợt bồi dưỡng chuyên sâu mỗi năm trong giai đoạn 2024 – 2026. Mục tiêu hướng tới 100% cán bộ tư pháp - hộ tịch thành thạo kỹ năng tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, ký số văn bản điện tử và xử lý nghiệp vụ trên nền tảng VNeID, gắn chỉ số hoàn thành cải cách hành chính vào tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm của người đứng đầu.

  2. Tái cấu trúc quy trình và kiên trì kiến nghị phân cấp, ủy quyền: Phòng Tư pháp chủ động hoàn thiện hồ sơ luận chứng kinh tế - kỹ thuật để tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố tái đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh phê duyệt phương án ủy quyền giải quyết 6 thủ tục tư pháp trọng điểm cho Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trong giai đoạn 2024 – 2027. Giải pháp này giúp cắt giảm tối thiểu 25% áp lực tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm Hành chính công thành phố.

  3. Đẩy mạnh số hóa hồ sơ và cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình: Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân phối hợp với Trung tâm Hành chính công triển khai số hóa 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính tư pháp từ năm 2025. Phấn đấu đến năm 2028 đạt 80% và đến năm 2030 đạt 95% tỷ lệ hồ sơ thủ tục tư pháp đủ điều kiện được tiếp nhận, xử lý trực tuyến toàn trình, thực hiện nguyên tắc không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trên cơ sở dữ liệu điện tử.

  4. Nâng cao hiệu quả tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị và giám sát độc lập: Thiết lập hệ thống tiếp nhận đánh giá sự hài lòng tự động qua mã QR và ứng dụng số tại bộ phận một cửa từ năm 2025. Cam kết rút ngắn thời gian xử lý và công khai kết quả trả lời 100% phản ánh, kiến nghị của công dân xuống dưới 15 ngày làm việc (nhanh hơn 5 ngày so với quy định chuẩn 20 ngày của Văn phòng Chính phủ).

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo thực tiễn và học thuật cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Lãnh đạo Ủy ban nhân dân và cơ quan hành chính cấp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh: Sử dụng đề án làm tài liệu tham chiếu thực tiễn để xây dựng đề án triển khai cơ chế "5 tại chỗ" khép kín và thiết lập các chỉ tiêu rà soát cắt giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính tư pháp tại địa phương.
  • Đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch và cán bộ tiếp nhận tại Trung tâm Hành chính công: Vận dụng các quy trình chuẩn hóa về tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, liên thông hộ tịch - cư trú và phương pháp giải quyết phản ánh kiến nghị để cải thiện trực tiếp kỹ năng tác nghiệp hàng ngày.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Quản lý kinh tế, Quản lý công, Luật hành chính: Khai thác mô hình phân tích định tính kết hợp định lượng, khung lý thuyết nhân tố ảnh hưởng và hệ thống số liệu thực nghiệm cấp huyện để làm tư liệu nghiên cứu, giảng dạy.
  • Các cơ quan hoạch định chính sách cấp tỉnh và trung ương (Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ): Tiếp nhận các bằng chứng thực tiễn về rào cản phân cấp, ủy quyền thủ tục tư pháp cấp huyện để xem xét sửa đổi, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Đề án tập trung nghiên cứu những nhóm thủ tục hành chính tư pháp cụ thể nào tại cấp huyện? Đề án phân tích sâu 3 nhóm thủ tục thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm: công tác hộ tịch (đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ có yếu tố nước ngoài), công tác chứng thực (bản sao, chữ ký, hợp đồng giao dịch) và thủ tục giải quyết bồi thường nhà nước với tổng số 31 thủ tục chuẩn hóa.

  2. Quy trình "5 tại chỗ" mang lại lợi ích đột phá gì trong giải quyết thủ tục tư pháp tại TP Bắc Ninh? Mô hình "5 tại chỗ" thực hiện trọn vẹn 5 bước (tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, đóng dấu, trả kết quả) ngay tại Trung tâm Hành chính công, giúp xóa bỏ thời gian luân chuyển giấy tờ giữa các phòng ban, giảm từ 33,3% đến 60% thời gian chờ đợi của người dân so với quy định cũ.

  3. Nguyên nhân chính khiến đề xuất phân cấp 6 thủ tục hành chính tư pháp chưa được phê duyệt là gì? Nguyên nhân chủ yếu do các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành ở cấp trung ương như Luật Hộ tịch và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa quy định rõ cơ chế phân cấp trực tiếp cho cấp xã đối với một số loại việc có yếu tố nước ngoài, đòi hỏi sự điều chỉnh đồng bộ từ thể chế cấp trên.

  4. Cơ cấu và chất lượng nhân lực trong bộ máy cải cách tư pháp TP Bắc Ninh có điểm gì nổi bật? Bộ máy gồm 16 cán bộ ổn định, nổi bật với tỷ lệ 93,75% đạt trình độ Thạc sĩ (15/16 người) và 68,75% cán bộ có thâm niên trên 5 năm. 100% cán bộ trực tiếp tại Phòng Tư pháp đều có trình độ Thạc sĩ chuyên môn sâu về quản lý và luật học.

  5. Mục tiêu cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực tư pháp đến năm 2030 của thành phố là gì? Thành phố đặt mục tiêu đến năm 2028 đạt 80% và đến năm 2030 đạt 95% tỷ lệ hồ sơ thủ tục tư pháp được xử lý trực tuyến toàn trình, tích hợp đồng bộ dữ liệu dân cư, phấn đấu đạt tỷ lệ hài lòng của công dân và doanh nghiệp trên 95%.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và xây dựng thành công khung phân tích nhân tố ảnh hưởng đến cải cách thủ tục hành chính tư pháp cấp huyện.
  • Đánh giá thực chứng giai đoạn 2021 – 2023 tại Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh với điểm nhấn chuyển đổi thành công 100% (31/31 thủ tục) sang cơ chế "5 tại chỗ", cắt giảm từ 33,3% đến 60% thời gian xử lý nhiều thủ tục hộ tịch phức tạp.
  • Chỉ rõ các hạn chế về độ mở của chính sách phân cấp ủy quyền (6 thủ tục chưa được phê duyệt) và sự chênh lệch về kỹ năng số hóa dữ liệu của một bộ phận công chức.
  • Đưa ra hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ và 2 nhóm kiến nghị cụ thể gắn với lộ trình thực hiện chi tiết từ năm 2024 đến năm 2030.
  • Kết quả nghiên cứu đóng vai trò tài liệu khoa học hữu ích phục vụ trực tiếp cho tiến trình xây dựng chính quyền số và nâng cao năng lực phục vụ của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh. Các đơn vị hành chính cấp huyện có thể chủ động áp dụng mô hình và các giải pháp trong đề án nhằm chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục tư pháp một cách minh bạch, hiện đại và hiệu quả.